Selbst gehostete Gremienarbeit
Gremienarbeit, die zusammenhängt
Gremia.BR ist die digitale Arbeitsplattform für Betriebsrat, Jugend- und Auszubildendenvertretung und Schwerbehindertenvertretung — mit einem eigenen Portal für die Zusammenarbeit mit dem Arbeitgeber. Betrieben auf Ihrer eigenen Infrastruktur.
Läuft auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Lizenziert wird die Installation, nicht der einzelne Zugang — online oder mit einer signierten Offline-Lizenz.
Warum Gremia.BR
Die Arbeit ist zusammenhängend. Die Ablage ist es selten.
Ein Betriebsrat entscheidet unter Fristen über Sachverhalte, die er nicht selbst ausgelöst hat, und muss Jahre später erklären können, wie es dazu kam. Die Werkzeuge, die dafür meist im Einsatz sind, wurden für etwas anderes gebaut.
Unterlagen im Postfach
Der Arbeitgeber schickt eine Anhörung per E-Mail. Wer sie gelesen hat, weiss es; wer nicht im Verteiler war, erfährt es in der Sitzung.
Fristen im Kopf
Eine Wochenfrist beginnt mit der vollständigen Unterrichtung. Wann das war und wer das festgestellt hat, steht selten irgendwo.
Beschlüsse in Dokumenten
Der Wortlaut liegt in einer Datei, das Abstimmungsergebnis im Protokoll, die Beschlussfähigkeit in der Erinnerung der Anwesenden.
Aufgaben in Notizen
Was nach einem Beschluss zu tun ist, steht auf einem Zettel der Person, die es übernommen hat — und fehlt, wenn sie ausfällt.
Zuständigkeit als Erfahrungswissen
Ob der Betriebsausschuss entscheiden darf oder das Gremium, weiss die Person, die lange dabei ist. Nach einer Wahl ist dieses Wissen nicht mehr im Raum.
Vertrauliches im Dateisystem
Unterlagen der Schwerbehindertenvertretung liegen in einem Ordner, den niemand öffnen soll — und den technisch jeder öffnen kann, der Zugriff auf die Freigabe hat.
Nichts davon ist Nachlässigkeit — es ist die Folge davon, dass jedes Werkzeug nur seinen eigenen Ausschnitt kennt. Gremia.BR hält die Verbindungen fest, die dazwischen liegen.
Drei getrennte Oberflächen
Jeder arbeitet dort, wo er hingehört
Gremia.BR ist nicht eine Anwendung mit Rollen darin, sondern drei Anwendungen mit unterschiedlichen Adressen, unterschiedlichen Konten und unterschiedlichem Zugriff. Was die eine nicht zeigt, zeigt sie auch nicht mit der richtigen Rolle.
Gremienportal
Betriebsrat, JAV, SBV
Die eigentliche Gremienarbeit: Sitzungen, Vorgänge, Beschlüsse, Aufgaben, Unterlagen und Vereinbarungen.
- Sitzungen von der Tagesordnung über die Einladung bis zum Protokoll
- Vorgänge des Arbeitgebers und eigene Themen des Gremiums
- Arbeitsvorrat über alle Vorgänge, Fristen und Wiedervorlagen hinweg
- Vertrauliche Unterlagen mit Schutzklassen und Freigaben
Kein Zugang für den Arbeitgeber — auch nicht lesend.
Arbeitgeberportal
Arbeitgeberseite
Eine eigene Anwendung unter eigener Adresse, für die Zusammenarbeit mit dem Gremium — und nur dafür.
- Vorgänge einreichen, entlang der Vorschrift, die den Fall bestimmt
- Nachgeforderte Unterlagen bereitstellen
- Mitteilungen des Gremiums lesen und beantworten
- Den Stand der eigenen Vorgänge verfolgen
Zeigt nur, was für den Arbeitgeber bestimmt oder ausdrücklich freigegeben wurde.
Systemadministration
Technischer Betrieb
Die Oberfläche für den Betrieb der Installation: Konten, Organisation, Anmeldedienste, Lizenzstand, Systemzustand.
- Benutzerkonten, technische Rollen und Anmeldeverfahren
- Organisationsstruktur, Gremien und Personenregister
- Lizenzstand, E-Mail-Zustellung und Systemzustand
- Einrichtung einer neuen Installation
Keine fachliche Leseberechtigung: Sitzungen, Vorgänge und Dokumente bleiben zu.
Zusammenarbeit mit dem Arbeitgeber
Über die Grenze geht nur, was jemand hinüberschickt
Der Arbeitgeber hat ein eigenes Portal unter eigener Adresse. Dort reicht er Vorgänge ein, stellt nachgeforderte Unterlagen bereit und liest, was das Gremium ihm mitteilt — und antwortet darauf. Die interne Arbeit des Gremiums bleibt auf der anderen Seite.
Vom Arbeitgeber
Ein Vorgang kommt herein
Der Arbeitgeber reicht im eigenen Portal ein, entlang der Vorschrift, die den Fall bestimmt. Was danach geschieht, findet im Gremium statt.
- Der Arbeitgeber reicht den Vorgang ein und legt die Unterlagen bei.
- Das Gremium prüft Zuständigkeit und Vollständigkeit und fordert nach, was fehlt.
- Der Vorgang kommt auf die Tagesordnung und wird beraten.
- Das Gremium fasst einen Beschluss und teilt das Ergebnis bewusst mit.
Vom Gremium
Das Gremium greift etwas auf
Ein eigenes Thema, ein Anliegen aus der Sprechstunde, eine Beobachtung im Betrieb. Niemand von aussen hat es ausgelöst, und zunächst verlässt es das Gremium nicht.
- Das Gremium erfasst das Thema als eigenen Vorgang.
- Es arbeitet intern daran: Aufgaben, Unterlagen, Wiedervorlagen, Sitzung.
- Es entscheidet, den Arbeitgeber einzubeziehen, und wählt aus, was mitgeht.
- Die Antwort des Arbeitgebers landet am Vorgang und erzeugt Arbeit im Gremium.
Was der Arbeitgeber sieht
- Die Vorgänge, die er selbst eingereicht hat, mit ihrem Stand.
- Was das Gremium nachfordert, und bis wann eine Antwort erwartet wird.
- Mitteilungen des Gremiums — und die Möglichkeit, darauf zu antworten.
- Unterlagen, die das Gremium ausdrücklich für ihn freigegeben hat.
Was er nicht sieht
- Interne Notizen, Beratungen und Abstimmungsverläufe des Gremiums.
- Aufgaben, Wiedervorlagen und den Arbeitsvorrat des Gremiums.
- Unterlagen, die am selben Vorgang hängen, aber nicht freigegeben wurden.
- Vorgänge, die das Gremium für sich selbst führt, solange es ihn nicht einbezieht.
Freigeben ist ein eigener Schritt: Wer eine Mitteilung schreibt, wählt aus, welche Unterlagen mitgehen. Alles andere bleibt intern, auch wenn es am selben Vorgang hängt.
Der rote Faden
Vom Eingang bis zur Umsetzung, an einem Strang
Ein Sachverhalt des Arbeitgebers wird zum Vorgang, der Vorgang bindet die Vorschrift, die Vorschrift setzt die Frist, die Frist kommt auf die Tagesordnung. Jede Station weiss, woher sie kommt.
Eingang
Der Arbeitgeber legt einen Sachverhalt vor.
Vorgang
Unterlagen, Betroffene und Zuständigkeit an einer Stelle.
Verfahren
Die Vorschrift, die den Ablauf bestimmt, wird gebunden.
Frist
Aus dem Verfahren berechnet, bestätigt und nachvollziehbar.
Sitzung
Als Tagesordnungspunkt aufgerufen und beraten.
Beschluss
Mit Abstimmungsergebnis und unveränderlichem Stand.
Aufgabe
Was danach zu tun ist, mit Verantwortung und Termin.
Gremia.BR unterstützt diese Abläufe und macht sie nachvollziehbar. Es trifft keine rechtlichen Entscheidungen und ersetzt keine rechtliche Prüfung.
Im Produkt
Bereiche, die voneinander wissen
Keine Sammlung von Werkzeugen, sondern ein Zusammenhang: Was in der Sitzung beschlossen wird, erzeugt Aufgaben; was aus einem Anliegen folgt, kommt auf die Tagesordnung; was der Arbeitgeber antwortet, landet am richtigen Vorgang.
Sitzungen
Vorbereiten, durchführen, festhalten
Von der Tagesordnung über die Einladung bis zur laufenden Sitzung: Wer nimmt teil, wer ist zugeschaltet, wer ist verhindert — und ob das Gremium in diesem Moment beschlussfähig ist.
- Tagesordnung mit Versionen: eine versendete Einladung wird nicht stillschweigend überschrieben.
- Anwesenheit als Zeitverlauf statt als Häkchen — wer den Raum kurz verlässt, ist nicht verhindert.
- Beschlussfähigkeit wird vor jeder Abstimmung neu gerechnet und mit dem Beschluss festgehalten.
Vorgänge
Jeder Vorgang kennt seine Vorschrift — oder kommt ohne aus
Einstellung, Versetzung, Ein- und Umgruppierung, vorläufige Maßnahmen, Kündigungsanhörungen, Mitbestimmung, Betriebsvereinbarungen und die Einigungsstelle — jeweils mit dem Ablauf, den ihre Vorschrift vorgibt. Und daneben die eigenen Themen des Gremiums, die keine Vorschrift regelt.
- Die Frist wird aus dem Verfahren berechnet, vorgeschlagen und von einer berechtigten Person bestätigt.
- Unterlagen können nachgefordert werden; der Vorgang hält fest, was noch fehlt.
- Eigene Themen laufen ohne Frist und ohne Gegenüber — und lassen sich später bewusst an den Arbeitgeber herantragen.
Dokumente
Vertrauliches bleibt vertraulich
Jedes Dokument gehört zu einem Schutzbereich, trägt eine Schutzklasse und wird versioniert. Hochgeladene Dateien durchlaufen eine Prüfung, bevor sie überhaupt zu einem lesbaren Dokument werden.
- Schutzklassen von intern bis besonders geschützt, mit unterschiedlichen Anforderungen an den Zugriff.
- Freigaben an ein anderes Gremium sind ein eigener Vorgang — mit Zweck, Empfänger und Ende.
- Versionen bleiben erhalten; eine neue Fassung ersetzt die alte nicht rückwirkend.
Arbeitsvorrat
Was heute liegen bleibt, steht auf einer Seite
Aufgaben, Wiedervorlagen und laufende Fristen sind verschiedene Dinge und werden an verschiedenen Stellen erzeugt. Fällig sind sie alle am selben Tag — also stehen sie auf einer Liste, sortiert danach, was zuerst drängt.
- Überfällig, heute, die nächsten sieben Tage, Wiedervorlagen und was auf den Arbeitgeber wartet.
- Was auf eine Antwort von aussen wartet, gilt nicht als überfällig — das wäre dem Gremium vorgeworfen.
- Jede Zeile führt zurück zu dem Vorgang, aus dem sie stammt.
Beschäftigtenanliegen
Was jemand an das Gremium heranträgt
Jemand kommt in die Sprechstunde, ruft an oder spricht jemanden im Betrieb an. Das Gremium nimmt es auf — mit Namen oder ohne erfasste Identität — und bearbeitet es wie jeden anderen Vorgang.
- Aufgenommen in unter einer Minute: Kategorie, Betreff, und ob eine Person erfasst wird.
- Wer es betrifft, ist verschlüsselt hinterlegt und nur für Berechtigte des Vorgangs lesbar.
- Der Arbeitgeber erfährt weder das Anliegen noch die Person, solange das Gremium ihn nicht bewusst einbezieht.
Vereinbarungen
Welche Regelung heute gilt, und welche sie abgelöst hat
Betriebsvereinbarungen und Regelungsabreden in einem Register: welche Fassung maßgeblich ist, was sie abgelöst hat, worauf sie zurückgeht und wann wieder hineingeschaut werden soll.
- Die maßgebliche Fassung ist an eine konkrete Dokumentversion gebunden, nicht an eine Datei, die sich ändern kann.
- Abgelöste Fassungen bleiben mit ihrem Zeitraum erhalten.
- Eine Wiedervorlage zur Vereinbarung steht im normalen Arbeitsvorrat, nicht in einem eigenen Kalender.
Gremien und Amtszeiten
Wer wann Mitglied war, bleibt nachvollziehbar
Gremien, Amtsperioden, Sitze, Ämter und Ersatzmitglieder mit ihren Gültigkeitszeiträumen. Eine neue Amtszeit überschreibt die alte nicht, und ein Vorgang von damals wird gegen die damalige Besetzung gelesen.
- Betriebsrat, JAV, Schwerbehindertenvertretung, Betriebsausschuss und Wirtschaftsausschuss als eigene Gremientypen.
- Ordentliche Mitglieder und Ersatzmitglieder mit der Reihenfolge, die das Wahlergebnis ergeben hat.
- Strukturierte Erfassung von Wahlergebnissen und der daraus folgenden Ersatzreihenfolge.
Sicherheit
Wer die Installation betreibt, liest nicht die Gremienarbeit
In den meisten Systemen ist der Administrator die Person, die alles sehen kann. In Gremia.BR ist er das ausdrücklich nicht: fachlicher Zugriff entsteht aus einem Sitz in einem Gremium, nicht aus einer technischen Rolle.
Technische Rolle
Systemadministration
Verwaltet
- Systemzustand und Konfiguration
- Benutzerkonten und technische Rollen
- Organisationsstruktur und Belegschaftszahlen
- Anlegen von Gremien und erster Amtszeit
Erreicht nicht
- Sitzungen, Tagesordnungen, Protokolle
- Beteiligungsverfahren und deren Unterlagen
- Dokumente eines Gremiums
- Aufgaben und interne Notizen
Sitz im Gremium
Mitglied einer Vertretung
Arbeitet mit
- Sitzungen des eigenen Gremiums
- Vorgänge, für die es zuständig ist
- Dokumente im Schutzbereich des Gremiums
- Beschlüsse, Aufgaben und Fristen
Erreicht nicht
- Inhalte anderer Gremien ohne Freigabe
- Konten und technische Konfiguration
- Das Protokoll der Sicherheitsereignisse
Selfhosting
Ihre Gremiendaten bleiben in Ihrer Infrastruktur
Gremia.BR wird als Docker-Stack auf Ihrem eigenen Server, in Ihrem Rechenzentrum oder bei Ihrem Hostinganbieter betrieben. Für den Kernbetrieb ist keine Cloud des Herstellers erforderlich.
- Betrieb als Docker-Stack: Anwendung, Datenbank, Dokumentenspeicher und Hintergrunddienste.
- Backup, Wiederherstellung und Aufbewahrung bleiben in Ihrer Hand und in Ihren Prozessen.
- Auch ohne Internetzugang betreibbar: die Kernfunktionen brauchen keinen externen Dienst, und für die Lizenz gibt es eine signierte Offline-Datei.
Für wen
Drei Vertretungen, drei Arbeitsweisen
Gremia.BR behandelt sie nicht als eine. Jede hat eigene Zuständigkeiten, eigene Unterlagen und einen eigenen Schutzbereich.
Betriebsrat
Sitzungen, Beteiligungsverfahren, Fristen und Beschlüsse — einschliesslich der Ausschüsse und der Frage, wer worüber entscheiden darf.
Jugend- und Auszubildendenvertretung
Ein eigenes Gremium mit eigener Amtszeit, eigenen Sitzungen und eigenen Unterlagen — mit den Verbindungen zum Betriebsrat, die das Gesetz vorsieht.
Schwerbehindertenvertretung
Ein eigener Schutzbereich. Vorgänge der Vertretung sind für den Betriebsrat nicht sichtbar, solange sie nicht ausdrücklich freigegeben wurden.
Gremia.BR im eigenen Betrieb ansehen
Wir zeigen Ihnen das Produkt an Ihren Fragen entlang und besprechen, wie eine Installation in Ihrer Infrastruktur aussehen würde.